Рассказываю о том, как проходит электронное актирование через ЕИС. Сейчас процедура добровольная, но в будущем станет обязательной.
Не так важно выиграть тендер, как исполнить контракт и добиться от заказчика приемки.
Много лет мы обменивались приемочными документами (накладными, актами, УПД и пр.) на бумажном носителе.
В 2020 у поставщиков появилась возможность направлять эти документы через функционал сайта госзакупок. Бесплатно.
На данный момент электронная приемка не обязательна. Ее применяют стороны по взаимному согласию (прописывают эти условия в тексте контракта). Но в будущем такой порядок станет обязательным — законопроект о соответствующих изменениях в 44-ФЗ находится в разработке.
Давайте посмотрим, как это работает на практике.
Какие документы о приемке можно оформить электронно?
Согласно Письму Казначейства России № 14-00-06/27476 и ФНС России № АС-4-15/26126@ от 18.12.2019 г. оформлять приемку товаров (а также работ и услуг) в ЕИС лучше всего универсальным передаточным документом (УПД, передаточный акт).
Такой документ полностью равнозначен документу на бумажном носителе и является основанием для оплаты по контракту, но только в том случае, если он создан в системе ЕИС и подписан электронной подписью обеими сторонами.
В ЕИС можно сформировать:
- передаточный акт;
- передаточный акт + счет-фактуру;
- счет-фактуру.
Пошаговая инструкция по заполнению документов в электронной форме
- В личном кабинете в ЕИС поставщик открывает нужный ему контракт и в контекстном меню выбирает пункт “создать первичный учетный документ”.
- Открывается форма для создания документа. Часть информации уже будет заполнена автоматически, остальную вы заносите сами.
- Далее необходимо подписать документ электронной подписью и отправить его заказчику. Затем поставщик отгружает товары/передает результаты работ, услуг и вместе с этим передает заказчику распечатанный электронный документ (передаточный акт) на бумажном носителе.
- Заказчик в свою очередь расписывается в получении товара и начинает проводить приемку, в соответствии с результатами которой он и заполняет соответствующий документ.
Далее схема будет отличаться в зависимости от того, принимает или нет заказчик поставленный товар.
Тут возможны три варианта:
1) заказчик принимает товар полностью;
2) заказчик принимает товар частично;
3) заказчик отказывается принять товар.
Рассмотрим каждый из этих вариантов.
Полная приемка товара
- заказчик проводит приемку товаров и подписывает бумажный акт о приемке (в случае, если приемка проводится комиссией, то бумажный акт о приемке подписывают все члены комиссии);
- в личном кабинете в ЕИС заказчик находит соответствующий контракт и передаточный документ, который ранее был направлен ему в электронном виде поставщиком, и заполняет его в электронном виде со своей стороны;
- к акту в электронной форме он прикладывает скан бумажного документа о приемке;
- подписывает электронный передаточный акт своей электронной подписью и вместе со сканом отправляет документы поставщику;
- производит оплату по контракту и публикует информацию об исполнении в реестре контрактов.
Частичная приемка товара
- если заказчик принимает товар только частично, то он заполняет бумажный акт, в котором указывает, какой товар готов принять, а также пишет мотивированный отказ от приемки остальной части;
- тоже самое заказчик фиксирует и в электронном акте;
- он направляет электронный акт и скан бумажных документов, в т.ч. мотивированный отказ, поставщику;
- поставщик составляет корректировочный акт в электронном виде, где указывает только те товары, что были приняты заказчиком, подписывает его своей ЭП и направляет заказчику;
- заказчик проверяет корректировочный документ и подписывает его своей ЭП.
Отказ в приемке товара
- заказчик составляет мотивированный отказ от приемки в бумажном виде;
- затем в ЕИС он заполняет передаточный документ, где в соответствующих полях пишет обоснование отказа по каждой позиции;
- к электронному документу заказчик прикладывает скан отказа от приемки товара и отправляет все это поставщику;
- если поставщик согласен с позицией заказчика, то он устраняет недостатки в установленный контрактом срок, однако если поставщик не согласен с заказчиком, то он может обжаловать его отказ.
Пробовать или нет?
Если заказчик предлагает вам приемку через ЕИС, я бы согласилась.
Электронное актирование — хороший способ упростить проверку документов и уменьшить бумажный документооборот. И очевидно, что рано или поздно оно будет внедрено в обязательном порядке. Лучше научиться пораньше.
Система еще не до конца отработана. Из-за того, что некоторые поля при формировании электронного документа заполняются автоматически, случаются ошибки, устранить которые оказывается непросто. Но работа ведется, и будем надеяться, скоро все будет работать без косяков.
Комментарии закрыты