Как сдать товар через ЕИС

Рассказываю о том, как проходит электронное актирование через ЕИС. Сейчас процедура добровольная, но в будущем станет обязательной.

Не так важно выиграть тендер, как исполнить контракт и добиться от заказчика приемки.

Много лет мы обменивались приемочными документами (накладными, актами, УПД и пр.) на бумажном носителе.

В 2020 у поставщиков появилась возможность направлять эти документы через функционал сайта госзакупок. Бесплатно.

На данный момент электронная приемка не обязательна. Ее применяют стороны по взаимному согласию (прописывают эти условия в тексте контракта). Но в будущем такой порядок станет обязательным — законопроект о соответствующих изменениях в 44-ФЗ находится в разработке.

Давайте посмотрим, как это работает на практике.

Какие документы о приемке можно оформить электронно?

Согласно Письму Казначейства России № 14-00-06/27476 и ФНС России № АС-4-15/26126@ от 18.12.2019 г. оформлять приемку товаров (а также работ и услуг) в ЕИС лучше всего универсальным передаточным документом (УПД, передаточный акт).

Такой документ полностью равнозначен документу на бумажном носителе и является основанием для оплаты по контракту, но только в том случае, если он создан в системе ЕИС и подписан электронной подписью обеими сторонами.

В ЕИС можно сформировать:

• передаточный акт;
• передаточный акт + счет-фактуру;
• счет-фактуру.

Пошаговая инструкция по заполнению документов в электронной форме

1. В личном кабинете в ЕИС поставщик открывает нужный ему контракт и в контекстном меню выбирает пункт “создать первичный учетный документ”.
2. Открывается форма для создания документа. Часть информации уже будет заполнена автоматически, остальную вы заносите сами.
3. Далее необходимо подписать документ электронной подписью и отправить его заказчику. Затем поставщик отгружает товары/передает результаты работ, услуг и вместе с этим передает заказчику распечатанный электронный документ (передаточный акт) на бумажном носителе.
4. Заказчик в свою очередь расписывается в получении товара и начинает проводить приемку, в соответствии с результатами которой он и заполняет соответствующий документ.

Далее схема будет отличаться в зависимости от того, принимает или нет заказчик поставленный товар.

Тут возможны три варианта:

1) заказчик принимает товар полностью;

2) заказчик принимает товар частично;

3) заказчик отказывается принять товар.

Рассмотрим каждый из этих вариантов.

Полная приемка товара

• заказчик проводит приемку товаров и подписывает бумажный акт о приемке (в случае, если приемка проводится комиссией, то бумажный акт о приемке подписывают все члены комиссии);
• в личном кабинете в ЕИС заказчик находит соответствующий контракт и передаточный документ, который ранее был направлен ему в электронном виде поставщиком, и заполняет его в электронном виде со своей стороны;
• к акту в электронной форме он прикладывает скан бумажного документа о приемке;
• подписывает электронный передаточный акт своей электронной подписью и вместе со сканом отправляет документы поставщику;
• производит оплату по контракту и публикует информацию об исполнении в реестре контрактов.

Частичная приемка товара

• если заказчик принимает товар только частично, то он заполняет бумажный акт, в котором указывает, какой товар готов принять, а также пишет мотивированный отказ от приемки остальной части;
• тоже самое заказчик фиксирует и в электронном акте;
• он направляет электронный акт и скан бумажных документов, в т.ч. мотивированный отказ, поставщику;
• поставщик составляет корректировочный акт в электронном виде, где указывает только те товары, что были приняты заказчиком, подписывает его своей ЭП и направляет заказчику;
• заказчик проверяет корректировочный документ и подписывает его своей ЭП.

Отказ в приемке товара

• заказчик составляет мотивированный отказ от приемки в бумажном виде;
• затем в ЕИС он заполняет передаточный документ, где в соответствующих полях пишет обоснование отказа по каждой позиции;
• к электронному документу заказчик прикладывает скан отказа от приемки товара и отправляет все это поставщику;
• если поставщик согласен с позицией заказчика, то он устраняет недостатки в установленный контрактом срок, однако если поставщик не согласен с заказчиком, то он может обжаловать его отказ.

Пробовать или нет?

Если заказчик предлагает вам приемку через ЕИС, я бы согласилась.

Электронное актирование — хороший способ упростить проверку документов и уменьшить бумажный документооборот. И очевидно, что рано или поздно оно будет внедрено в обязательном порядке. Лучше научиться пораньше.

Система еще не до конца отработана. Из-за того, что некоторые поля при формировании электронного документа заполняются автоматически, случаются ошибки, устранить которые оказывается непросто. Но работа ведется, и будем надеяться, скоро все будет работать без косяков.